Les rituels d’animation

Noémie
12 septembre 2023

Pourquoi mettre en place des rituels d’animation ?

Le principal capital d’une entreprise sont les femmes et les hommes qui la composent.

Pour qu’une entreprise soit performante, il faut que ces hommes et ces femmes communiquent efficacement et qu’ils “poussent” tous dans la même direction.

Or, le manque de communication et d’objectifs clairs sont souvent à l’origine des difficultés d’une entreprise.

Pour éviter cela, les rituels d’animation de performance sont la clé et permettent donc :

  • de vérifier que les objectifs fixés soient atteints
  • d’identifier les écarts
  • de réfléchir rapidement aux causes et aux solutions à mettre en œuvre

C’est quoi un rituel d’animation ?

Un rituel ou boucle d’animation est une réunion d’équipe ayant lieu à une fréquence fixe et servant à évaluer la performance de l’équipe par rapport aux objectifs fixés.

Un rituel d’animation existe pour chaque étage de l’organigramme mais à des rythmes différents. Il permet d’installer une communication permanente entre les membres d’une équipe et entre équipes montantes et descendantes.

Les boucles d’animations

La première boucle d’animation

Ce premier rituel s’effectue au niveau du terrain, là où se crée la valeur.

On parlera de boucle d’Animation à Intervalle Court 1 (ou AIC 1) ou de stand-up meeting. On pourra trouver le terme Top 5 ou Top 10 dans certaines entreprises.

Suivant votre activité, un rituel peut avoir lieu toutes les heures ou à chaque shift.

Les règles de l’AIC sont :

  • Règle n°1 : avoir des heures identiques.
  • Règle n°2 : ritualiser l’évènement. L’objectif est de créer un rituel que vous ne pouvez pas éliminer.
  • Règle n°3 : faire participer toute l’équipe, mais attention, une AIC ne doit pas comporter plus de 15 personnes. Découpez l’équipe en sous-équipes si nécessaire.
  • Règle n°4 : se tenir debout car c’est un bon moyen d’éviter que cela ne s’éternise !
  • Règle n°5 : si tout le monde participe, prendre la parole moins d’une minute tour à tour et décrire : les tâches réalisées la veille, celles de la journée et les difficultés rencontrées.
  • Règle n°6 : ne jamais traiter les problèmes soulevés pendant l’AIC ou la standup. Il faut les traiter après, dans des réunions dédiées, de type résolution de problème.

La deuxième boucle d’animation

Le 2ème rituel concerne les managers. Il se tient toutes les semaines ou toutes les deux semaines suivant la taille de l’entreprise.

La troisième boucle d’animation

Le 3ème rituel concerne la direction. Il se tient tous les mois ou tous les trimestres.

L’organisation

Vous pouvez vous retrouver avec un système ayant plusieurs boucles en parallèle suivant la taille de votre entreprise et votre organisation.

N’hésitez pas à tracer votre propre cycle d’animation !

Pour chaque boucle, il faut idéalement avoir identifié en amont quels indicateurs vont servir de référence et quels objectifs sont fixés pour chaque indicateur.

On utilise souvent les indicateurs de type SQCDM pour Sécurité, Qualité, Coûts, Délais ou Planning (niveau de service) et Motivation.

La transparence et l’implication de tous

Lors de ces rituels, il est fondamental que chacun se sente à l’aise pour parler des problèmes qu’il rencontre.

Si ce n’est pas le cas, certains problèmes risquent de ne pas être partagés et donc de ne pas être résolus à temps.

Pour créer cette culture de confiance et de transparence, n’incriminez jamais les personnes, mais les process !

Il est aussi très important que les objectifs soient atteignables dans le but de ne pas décourager tout le monde !

Mieux encore, définissez vos objectifs en équipe, le meilleur moyen que chacun se sente responsable.

Conclusion

Si les rituels au niveau du management et de la direction sont fréquents dans les entreprises, ceux au niveau du terrain le sont moins.

Lors de la mise en place de rituels, on a tendance à faire ce calcul : X personnes arrêtées x 10 minutes x

taux horaire : « voilà ce que je vais perdre tous les jours ou toutes les semaines ».

Et si vous faisiez la somme de tous les problèmes résolus à la place grâce à une meilleure communication ?

Une animation régulière et courte permet de mesurer les écarts en groupe, d’identifier la ou les causes racines et de traiter les problèmes.

Les entreprises qui pratiquent l’animation à intervalle court gagnent très rapidement 3 à 4 % de productivité par an. Le résultat d’une intelligence collective utilisée à bon escient !

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