Management visuel :
comment le mettre en place ?

Le management visuel est une discipline très large et peut toucher l’ensemble des activités de l’entreprise comme :

• La manière dont vous gérez visuellement vos stocks et encours : les emplacements au sol, les étiquettes d’identification des matières de votre magasin, la couleur de vos emplacements IN et OUT de vos matières premières, la visualisation de vos outillages pour plus d’efficacité, etc.
• La visualisation de vos allées piétonnes ou de véhicules, pour plus de sécurité : intérieur ou extérieur
• Mais aussi, l’affichage des indicateurs clés d’une équipe, de manière à ce qu’ils soient partagés par tous lors de rituels d’animation.

Tout cela peut être considéré comme du management par le visuel.

Un bon management visuel doit permettre : 

• de comprendre si on est dans les objectifs en un clin d’œil. De vérifier les écarts.
• de visualiser le travail à faire, en cours ou réalisé pour l’ensemble de l’équipe sur une période donnée,
• de visualiser les problèmes identifiés et les chantiers de résolution en cours.

Voir les performances de l’équipe, le travail en-cours ou terminé, et l’impact de son travail sur les résultats, aide chacun à se sentir plus concerné et plus informé. En revanche, l’affichage public des problèmes peut être difficile à accepter pour certains. Mais cette transparence est la seule façon pour une organisation de s’améliorer. 

L’OBEYA, qu’est ce que c’est ?

Dans le monde du Lean, vous pouvez également trouver un lieu appelé OBEYA, ou salle de commandement. Cet endroit permet d’afficher, pour l’ensemble de l’entreprise, les différents indicateurs de pilotage, les objectifs et le réalisé, des diagnostics type VSM, les grands projets en cours mais encore les outils de résolutions de problèmes type diagramme Ishikawa.

Voici les 5 grandes étapes classiques de la mise en place d’une salle Obeya :  

Étape 1 : Trouver un espace
Cela peut être difficile de trouver une salle libre, mais un petit coin de quelques mètres carrés suffit !

Étape 2 : Aménager cet espace ensemble
Accrocher des tableaux blancs au mur, du papier craft, utiliser des post-its, des feutres, un paper board, etc.  Réfléchir ensemble à l’aménagement de cette salle Obeya est un moment de créativité pour une équipe. 

Étape 3 : Décider quelles sont les informations et quels sont les tableaux les plus pertinents ou les plus utiles.
Au début, on affiche souvent beaucoup trop de choses. C’est normal ! Au fur et à mesure, seuls les éléments les plus pertinents subsistent, comme la sécurité, la qualité et les problèmes en lien avec ce thème, ou encore les projets majeurs en court et une vision de la charge (le planning) actuel et futur.

Étape 4 : Faire de la résolution de problèmes collaborative
L’obeya est un lieu où on rend les problèmes visibles. Qu’ils soient techniques, marketing ou encore commerciaux.  Lorsque les collaborateurs se rencontrent fréquemment dans l’obeya, cela les aide à : 

• rester sur la même longueur d’onde,  
• avoir une vue d’ensemble, 
• comprendre comment le travail de chacun s’imbrique dans celui des autres

Ils ont alors à cœur de contribuer à la réussite du projet en essayant de résoudre les problèmes rencontrés.

Étape 5 : Faire évoluer les tableaux et outils en permanence
Un produit, un service ou un projet évolue et s’améliore en permanence, la salle Obeya également.

Ci-contre, un exemple de tableau de résolution de problèmes que l’on trouve souvent dans l’industrie, que l’on peut également utiliser dans le monde des services. En général ce tableau est divisé en deux parties : à gauche, la partie indicateurs et objectifs. 

On pourra y retrouver les indicateurs sécurité, qualité, le niveau de service ou le délai et enfin des indicateurs de performance spécifiques comme par exemple le TRS. IMAGE : 82671À droite, la zone de remontée et de résolution des problèmes. Avec les indications de la date d’apparition du problème (quand), le détail du problème (quoi), le quoi faire (action), le pilote de la mise en place de l’action curative ou préventive (qui) et la date de mise en place prévisionnelle de l’action.

Notez le problème pendant l’AIC, puis, faites hors AIC, une réunion de résolution de problème. Ne résolvez pas le problème pendant L’AIC, si vous voulez garder un temps raisonnable d’animation. 

Les méthodes de travail vont vers davantage de mobilité et de télétravail, L’accès à distance devient désormais utile.  Les écrans de management visuel remplacent les tableaux papier, tout en gardant le même rôle : mettre en évidence les points de blocage et les plans d’actions vers l’amélioration continue et l’excellence opérationnelle.

La valeur ajoutée du digital est triple  :

• Une mise à jour rapide. Sachant que les tableaux de management visuel doivent être mis à jour avant les rituels, cela peut être un gain de temps important. Il n’y a également plus de re-saisir à faire ! 
• L’interactivité du support digital ce qui peut permettre d’ajuster son visuel ou d’avoir accès à des informations détaillées plus rapidement 
• La possibilité de consulter les informations, même à distance, ce qui est idéal dans un contexte de télétravail ou de multi-sites. 

Néanmoins, une salle obeya avec des tableaux physiques, conçus et construits par l’équipe, et dans laquelle on peut travailler tous ensemble et en présentiel reste un vrai plus ! A vous de garder le meilleur du virtuel et du présentiel ! Et à vous de les adapter à votre image. 

Couplé aux rituels d’animation, le management visuel peut grandement améliorer la performance des équipes.  

• N’hésitez pas à dupliquer les bonnes pratiques à d’autres endroits de votre entreprise si cela à fonctionner à 2, 3 autres endroits : capitalisez sur votre expérience.
•  Ne copiez collez pas des standards d’autres entreprises. Faites tout de même des recherches sur internet pour vous inspirer ! 
• Adaptez toujours le management visuel à votre propre culture.