Image d'un réveil

Chronométrer les tâches des salariés ? What?

Salut ! C'est Julien, de la 7-Shapes School. Aujourd'hui, en réaction à l'article Chronométrer les tâches des salariés, une vision archaïque de la performance (Guillaume Plaisance) (que je t'invite à lire, il est très intéressant !) j'aimerais te parler de la vision que j'ai du chronométrage des tâches dans un contexte Lean (ou Agile).

Aujourd’hui, et plus que jamais, nous achetons du délai !

Mais de quoi est-il composé ?

C’est assez simple : pour calculer le temps que met un produit, une affaire, une demande client, etc.. à traverser un processus, on utilise la Loi de Little.

Formule de la Loi de Little

L’entreprise est obligée de connaître son « en-cours » de tâches à réaliser (localement ou globalement), mais aussi son « débit » (ou capacité), c’est-à-dire le nombre de tâches que l’on peut réaliser dans un intervalle de temps.

Pour piloter tout ça, on est bien obligé de le quantifier, de donner une valeur de temps ou de quantité au travail. Et c’est là que le chrono (peut) entrer en compte (mais, non mauvaise idée).

Mon point de vue

Inutile de descendre à la mesure de la micro-tâches ! Focalisez-vous plutôt sur un ensemble de tâches (on parlera de sprint dans une organisation agile, de 1 à 2 semaines) et estimer le temps qu’il faut pour les réaliser. Ceci permet de connaître le temps qu’il faut pour vider la file d’attente et le délai que l’on peut tenir vis-à-vis du client.
Exemple : une semaine fait 35h, vous avez 2 collaborateurs, donc 70h pour réaliser 23 taches de 3 heures chacune.

Parce que oui, le plus important c’est de satisfaire le client ! C’est pas lui qui vous paie par hasard. Et le meilleur moyen pour qu’il revienne, ce n’est pas de tout chronométrer, mais de régler les problèmes (revues de Sprint = réduction de la NVA), d’identifier vos goulots (Théorie des Contraintes), de vous améliorer et même de standardiser certains processus si le besoin s’en fait sentir et tout cela de manière continue (5ème principe du Lean).

Capitalisez sur votre vécu en équipe, afin de mieux chiffrer le temps qu’il faut pour réaliser de nouvelles tâches et recherchez les causes de dérives.

Faites confiance à votre équipe, donnez leur les moyens de résoudre des problèmes (temps, formations, stand-up journalières, point équipe hebdomadaire, feedbacks réguliers…), ainsi vous n’aurez pas à mesurer quoi que ce soit et surtout pas les pauses ! D’ailleurs, très souvent, on bosse pendant les pauses (réflexion, échanges...) et il est même recommandé de faire une pause toutes les heures… CQFD

L’augmentation des strates hiérarchiques et donc des « chefs » est un symptôme du manque de confiance, vision, etc. de l’entreprise. Ce n’est pas pour rien que les grandes entreprises réduisent les étages hiérarchiques pour être plus « flat » ou plus « agile ».

Mes conseils:

  • Rendre le flux visuel (post-its, tableaux, Trello, Suite Google…)
  • Rendre les problèmes visuels et les régler le plus vite possible (notion Lean de « Gemba Kaizen »)
  • Stand up matinale avec le café (quoi hier, quoi ajd et mes problèmes, besoin d’aide ou non, besoin de régler le problème -> en groupe réunion rapide de 20min ou en one to one)
  • Capitalisation lors des reviews de sprint sur le good et le bad
  • Standardiser certains process pour ne pas se poser de questions la prochaine fois
  • Penser Non Valeur Ajoutée et ne pas optimiser la Valeur Ajoutée (taper plus vite sur le clavier ? what ? 😨)
  • Toujours prévoir 20% de marge dans la semaine pour tout le monde afin de gérer les impondérables

Soyez Lean, Agile et non Tayloriste ! Pensez performance globale et pas locale. Ça fonctionne à tous les coups 😉


Mon astuce pour rester créatif ?

https://www.youtube.com/watch?v=xdIWuW3oWvo

Très souvent les idées vous arrivent comme ça, comme un « Pop » de jeu vidéo, à un moment inattendu. C’est l’histoire de ma vie (😜). Toutes mes idées m’arrivent quand je fais totalement autre chose que d’essayer d’en trouver… quand je fais la cuisine, le ménage, du sport, quand je marche, sous la douche, avant de me coucher… Et c’est très bien comme ça ! Il faut juste le savoir ; connaitre son propre process d’innovation et de recherche d’idées.

Et lors de mission de conseil, ou de coaching par exemple, il est vraiment important de contraindre le temps. Nous sommes beaucoup à dire « je travaille beaucoup mieux lorsque la date limite est presque là ». La fameuse loi de Parkinson…. Et positionner des contraintes de temps, d’argent ou d’équipe est également une bonne pratique pour trouver, dans la difficulté, des solutions innovantes !

Un peu comme si l’on avait seulement 5 briques de Lego et qu’il fallait trouver toutes les combinaisons possibles d’assemblage, ou que vous n’avez qu’un crayon de papier et une feuille pour dessiner un paysage… sans aucune couleur 🤷🏼‍♂️

Mes conseils :
- Trouvez-vous des contraintes, de façon à rester créatif !
- Appuyez-vous sur la loi de Pareto : 20% de votre solution résoudra (et c’est déjà pas mal) 80% de vos problèmes, le reste n’est que perfectionnisme ! (mais c’est plus beau 😱🙌🏻)
- Atteignez 60% de l’objectif tout de suite, le reste arrivera après.
- Prenez l’idée de 10 personnes plutôt que l’idée géniale d’une seule personne.
- Testez et ensuite validez (du Lean quoi 😉)


Intelligence exploitée & collective

#lean #intelligencecollective #bestpractice #vlog

L'intelligence collective est au cœur de toute démarche d'amélioration de votre organisation, garante d’un changement pour mieux et sur le long terme !

Seul on va vite... à plusieurs on va plus loin ! (un classique....) Mais dans une organisation d'entreprise c'est presque du bon sens (paysan) ?

Il existe un 8ème Gaspillage, le plus important à mon avis : l'intelligence inexploitée !

Et oui, l'idée de 10 personnes vaut toujours mieux que l'idée géniale d'une seule personne. Pourquoi ? Parce qu'elle sera mise en place par 10 personnes. Donc bien mieux adoptée que l'idée de la personne seule (même si celle si est techniquement plus performante.

 Et votre courbe d'adoption au changement n'aura jamais été aussi courte et l'amélioration continue et quotidienne fera le reste.

Un exemple vidéo d'un retour client, tout ça en allant au bureau.

https://youtu.be/nnkhpmLYTxE


Les outils Frankenstein dans le Lean

#lean #Kaizen #bestpractice #vlog #produitminimum

Nous sommes beaucoup à réinventer la roue tous les jours et à ne pas utiliser des fonctions ou des outils simples qui, une fois assemblés, permettent d’enclencher un changement et être au final, plus performant.

Synonyme de gain de temps et d’argent, les solutions « Frankenstein » sont peu utilisées souvent synonyme de bricolage !

Je prends souvent l'exemple des postes de travail en "Tubes" type Bosch, Elcom ou Trilogiq (Cf vidéo) J'utilise des éléments simples (tubes, rails, vis,...). Nous réalisons en groupe 1 poste puis 2 etc... et nous les améliorons.

Réaliser ces mêmes postes en passant par une phase Bureau d'études prend au minimum 3 à 5 fois plus de temps (étude, validation, commande, validation finale) est 5 à 10 fois plus cher. Et ne correspond quasiment jamais aux souhaits des personnes.

Faire de cette façon vous amènera à démarrer quelque chose en évitant des mois de R&D, et en impliquant directement les futurs utilisateurs de votre solution dans la réalisation de celle-ci. Vous leurs donnerez par la même occasion, l’opportunité et les outils pour l’améliorer.

La route vers le changement passe par de petites améliorations au quotidien ;-)« Keep it simple & keep it real !”.

https://www.youtube.com/watch?v=l5nNYfHQahg